Väntrummet - ett första intryck av mottagningen

Sjukvårdsbesöket börjar i väntrummet och därför är det viktigt att redan där skapa trygghet för patienterna och förtroende för verksamheten och personalen. Patienterna ska känna sig väl bemötta, välkomna och trygga, samt hitta tydlig, trovärdig och aktuell information i väntrummet.

När patienterna anländer till mottagningen ska det finnas tydliga hänvisningar för vilka rutiner som föreligger och vad vi förväntar oss att de ska göra. Patienterna ska exempelvis direkt kunna se om vi vill att de ska sitta ner och vänta i väntrummet eller om de ska anmäla sig i en reception och/eller en anmälningsskärm. För att uppnå tydlighet behöver vi vara sparsamma med skyltning och anvisningar, för mycket skyltar ger ett rörigt första intryck.

Så här vill vi ha det i väntrummen

Väntrummen ska vara utformade med omtanke för patienter och besökare. Väntrummen ska:

• Ge ett tryggt och tydligt första intryck.
• Erbjuda information som avlastar vården och gör patienten mer förberedd och kunnig. Detta uppnås med få, men tydliga skyltar som instruerar patienten om vad som ska ske och vad hen förväntas göra.
• Ses som en viktig informationskanal. Avsändare för vårt informationsmaterial ska vara 1177 eller Region Kalmar län, endast i undantagsfall har vi informationsmaterial från andra aktörer.
• Endast innehålla aktuell information. Använd er informationsskärm för att kommunicera till patienter och anhöriga.

Använd informationsskärmen 

På er informationsskärm kan ni enkelt och smidigt kommunicera med patienter och anhöriga. Informationsskärmen är den främsta kanalen för förmedling av information i väntrummet.

Budskapen på våra informationsskärmar ska vara kortfattade och enkla, så att mottagaren lätt kan ta till sig av informationen. Utifrån behov går det också att snabbt uppdatera information eller lägga ut ny information som börjar visas direkt efter publicering.

Ha lagom med budskap och håll skärmen aktuell. Tänk på att det sällan blir bra om det är för mycket information som visas samtidigt, då finns risk att inte alla bilder hinner visas för patienten. Prioritera därför vilka budskap ni visar och hur länge.

Ni kan välja att

• forma ert eget budskap genom att själva välja en bild och skriva ett kortfattat eget budskap. Tänk på att du endast får använda bilder som vi har rättigheter till att använda.
  Hitta en passande bild i vårt bibliotek, alla dessa är fria att använda.

  

   

• använda redan framtagna bilder som ligger i mappen Färdiga slides i filhanteraren som du använder när du publicerar på er informationsskärm. Tänk på att när du väljer att lägga in en redan färdig informationsslide, så behöver du klicka i boxen ”Dölj textruta”.

Manual för hur du publicerar en bild finns på intranätet.

Behöver du hjälp?

Ibland kanske texten man vill ha med inte får plats på ett bra sätt eller så hittar man ingen bild. Då går det bra att kontakta kommunikationproduktion@regionkalmar.se för hjälp med att ta fram en informationsslide eller hitta en passande bild.

Har ni ingen informationsskärm i ert väntrum?

Informationsskärmar beställer du under Stöd och service på intranätet.

Undvik affischering 

Använd i första hand digitala informationsskärmar i stället för affischer. Om det finns ett särskilt behov av affischer i väntrummet, måste dessa följa regionens eller 1177:s grafiska profil, samt vara relevanta och aktuella för en stor del av verksamhetens patienter. Alla affischer ska tas fram av Regionstab Kommunikation, kontakta kommunikationproduktion@regionkalmar.se för hjälp.

Tänk på att placera affischerna synligt, gärna på anslagstavlor eller i ramar. Undvik att sätta affischer på fönster. Använd aldrig handskrivna affischer och plocka bort gamla affischer.

Otillåten information

I våra väntrum har vi inte information från till exempel läkemedelsföretag, hjälpmedelsföretag och hälsokostproducenter. Vi har heller inte information om lokala kultur- och föreningsevenemang, som till exempel loppmarknader, teaterevenemang, gymnastikuppvisningar, konserter.

Undvik även tidningar, böcker, informationspärmar eller liknande, för att minska risken för smittoöverföring.

Är du osäker på om ni får ha viss information i väntrummet? Kontakta patientinformation@regionkalmar.se för stöd i bedömning.

Blommor och dekorationer

Blommor kan vara allergiframkallande och bör inte användas. Alternativ utsmyckning kan då vara en skål med stenar, ljusstakar eller pynt som hör storhelgerna till. Ett akvarium eller vattenväxtarrangemang kan också vara ett alternativ.

Läs mer

Här kan du läsa mer om vad som gäller för väntrum i vår väntrumsriktlinjer.