Kallelser till patientbesök

Kallelser skickas till patienter exempelvis inför ett digitalt eller fysiskt besök för undersökning, uppföljning, tid för operation eller screening. Kallelsen innehåller ett erbjudande av tid, information om plats och ibland även information om vilka förberedelser patienten ska göra inför besöket.

Region Kalmar län använder flera olika kallelsesystem för att skicka kallelser till patienter. Oavsett system är det viktigt att våra kallelser är likvärdiga så långt det går så att patienten känner igen sig.

Kallelsen förmedlar ett första intryck av den klinik eller mottagning man ska besöka och av Region Kalmar län.

Relevant och tydlig information

Det är viktigt att kallelsen är tydlig och enkel att förstå både vad gäller språk och innehåll. Den ska innehålla relevant information, d.v.s. enbart det som är viktigt att känna till inför besöket.

Så här är kallelser uppbyggda

• Informationen i fält för tid och plats hämtas ofta upp från andra system så som Cosmic och HSA. Men det varierar beroende på kallelsesystem. I Region Kalmar län används idag följande kallelsesystem: Cosmic, HKS, T4, Sectra och Prosang.
• Vissa textstycken i kallelsen är regiongemensamma, det vill säga likadana oavsett kallelsesystem eller vilken klinik/mottagning som är avsändare. Det handlar om information som alltid ska förmedlas våra patienter kring rättigheter, ombokning, 1177.se, patientavgifter och resor med kollektivtrafik. De här textstyckena ska alltid finnas, oavsett kallelsesystem, och hanteras centralt av Regionstab kommunikation.
• En del textstycken består av textfält där klinik/mottagning kan lägga in valbara texter eller patientanpassad information kopplad till besöket och förberedelse inför.

Grundläggande principer för utformning av patientkallelser

Följande principer gäller för alla verksamheter som skickar kallelser, oavsett system eller om det handlar om manuellt framtagna kallelser:

• Kallelser ska utformas ur ett patientperspektiv.
• Kallelsen ska utformas så att mottagaren lätt kan tillgodogöra sig innehållet, d.v.s. vara språkligt enkelt och tillgänglighetsanpassad.
• Kallelsen ska enbart innehålla information som är relevant inför den specifika vårdkontakten.
• Kallelsen ska innehålla enhetlig regiongemensam information om exempelvis hänvisning till 1177.se, ombokning/återbud, betalningssätt, regler för resor, mm. Hanteras av Regionstab kommunikation.
• Kallelsen ska ses som en bärare av Region Kalmar läns varumärke och ge ett professionellt intryck. Utformningen ska så långt som det är möjligt utgå från framtagna mallar. 

Ansvar för utformning av kallelser

Ansvar för kallelserna har respektive enhet/verksamhet som skickar ut kallelsen. Verksamheterna ska följa de gemensamma riktlinjerna för regiongemensam information och utformning samt fastställda principer.

Ansvar för regiongemensamma formuleringar och mallar (som definierar layout, struktur och innehåll) har Regionstab kommunikation. För hjälp och stöd med utformning av kallelser kan du vända dig till funktionsbrevlådan patientinformation@regionkalmar.se. 

Mallarna ska användas för såväl manuella kallelser som kallelser som skickas via olika IT- och kallelsesystem.

Se exempel på standardkallelse (uppdaterad maj 2024).